02381 9338-0
0152 24943033
 

DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR UNSERE MIETINTERESSENTEN / MIETER (M/W/D)

UNSER UMGANG MIT IHREN DATEN UND IHRE RECHTE
INFORMATIONEN NACH ART. 13, 14 UND 21 DER DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG (DS-GVO

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Mietinteressent oder Mieter (m/w/d) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.

Wenn Sie als Mietinteressent oder Mieter keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher ist die

Hammer Gemeinnützige Baugesellschaft mbH
Widumstraße 33
59065 Hamm
Telefon: 02381 9338-0
Telefax: 02381 9338-357
E-Mail:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon:  +49 (0) 2331/356832-0
E-Mail:

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen der Vertragsanbahnung oder bestehender Verträge oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten erhalten haben.

Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:

A. Mietinteressenten

  • Daten zu Ihrer Person (z. B.: Name, aktuelle Anschrift, Kontakt-daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Familienstand),
  • Gewünschtes Wohngebiet, ggf. mit Straße,
  • Gewünschte Mietkosten,
  • Gesuchte Wohnräume / Eigenschaften der gewünschten Wohnung,
  • Vorhandener Wohnberechtigungsschein,
  • Informationen zu den Zahlungsfähigkeiten (z. B. Bonitätsdaten),
  • Daten zu dem eröffneten und noch nicht abgeschlossenen Verbraucherinsolvenzverfahren,
  • offene Forderungen

B. Mieter

  • Stammdaten aus den Vertragsunterlagen (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Anzahl der im Haushalt lebenden Personen,
  • Haustiere
  • Daten zu Ihrem Beruf und zu Ihren Einkommensverhältnissen,
  • bei öffentlich geförderter Wohnung: die Existenz und Voraussetzungen sowie Angaben aus dem Wohnberechtigungsschein (WBS),
  • Kontodaten
  • Höhe der Miete und Betriebskosten
  • Verbrauchsdaten und Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) und Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV)
  • Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten, sowie offene Forderungen
  • Korrespondenz während und im Zusammenhang des Mietverhältnisses
  • Informationen, die der Mieter dem Vermieter oder seinen Beauftragten (Hausverwaltung, Handwerkern, Mitarbeitern) mitteilt oder die von diesen übermittelt werden.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.1   Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt

  • zum Zwecke der Erstellung und Unterbreitung geeigneter Mietangebote und/oder
  • zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages

und ist hierfür auch erforderlich.

3.1    Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs.1 lit. F DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Allgemeine Geschäftssteuerung,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
  • Sicherstellung und Wahrung des Hausrechtes sowie Gewährleistung der Betriebssicherheit.

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vertrieb, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

3.2 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.

Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.

3.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. C DS-GVO)

Wir können Ihre Mieterdaten verarbeiten, soweit dies erforderlich ist, um rechtliche, insbesondere gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, denen wir unterliegen. Dies betrifft insbesondere die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, die aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben.

4. Wer erhält meine Daten?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet.

Soweit es nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Erstellung und Unterbreitung geeigneter Mietangeboten oder für die Abwicklung des Mietverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben:

  • Zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von einer beauftragten Messdienstfirma erhoben und an uns weitergeleitet.
  • Zum Zwecke der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen der Mieträumlichkeiten werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bei Erforderlichkeit an Handwerker/Dienstleiter oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks weitergegeben.
  • Zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.

Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an öffentliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche öffentlichen Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, aber auch die Gewerbeaufsichtsbehörden sein.

Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Auch von uns eingesetzte Erfüllungsgehilfen können zu den vorgenannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind bspw. Steuerberatungs-, Rechtsanwaltskanzleien o. Ä.

Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT- und Messdienstleistungen, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.

[OPTIONAL: Ein solcher Auftragsverarbeiter ist beispielsweise die ista SE, Luxemburger Straße 1, 45131 Essen].

Zur Einschätzung des Risikos eines Vertragsabschlusses ist es möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an eine Kreditauskunftei übersenden oder dort Informationen über Sie anfordern. Diese Übermittlung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zulässig, weil wir mit der Einschränkung des wirtschaftlichen Risikos berechtigte Interessen verfolgen. Die Kreditauskunfteien bewerten die von uns und anderen gesammelten Informationen und übermitteln uns im Einzelfall eine Einschätzung des Ausfallrisikos.

Mögliche Partner dieses Datenaustauschs sind:

SCHUFA Holding AG
Postfach 10 34 41
50474 Köln
Datenschutzangaben: https://www.schufa.de/de/datenschutz/

Creditreform Münster
Scharnhorststraße 46
48151 Münster
Datenschutzangaben: https://www.creditreform.de/muenster/datenschutz

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre mit dem Mietinteressentenbogen ermittelten Daten werden grundsätzlich sechs Monate nach letzter Kontaktaufnahme vollständig gelöscht, sofern nicht anderweitige gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die Aufbewahrung der Daten der Rechtsfolge dienen.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Ihre Daten werden nur dann in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) übermittelt, wenn und soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die USA) übermittelt werden.

Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO. An Unternehmen und Organisationen in den USA, die sich für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert haben, können damit ab sofort personenbezogene Daten aus der EU übermittelt werden, ohne dass weitere Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dieser Angemessenheitsbeschluss dient somit als Grundlage für die Datenübermittlung an die von uns eingesetzten Dienstleister in den USA.

Falls kein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO vorliegt oder das Unternehmen oder die Organisation in den USA sich nicht für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert hat, schließen wir mit den jeweiligen Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standaltdatenschutzklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Ferner haben einige unserer Dienstleister für ihre Unternehmensgruppe oder derselben Gruppe von Unternehmen verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert, die von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden.

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der ab 25.05.2018 gültigen Fassung), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für Zwecke der Erstellung und Unterbreitung geeigneter Mietangebote bzw. die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Anbahnung eines Vertrages bzw. den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen.

9. Inwieweit besteht eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).

11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.

Stand: 27.08.2024